Gestion de production multimédia

GPM est une panoplie d’outils conceptuels et logiciels d’aide à la gestion de production, à la documentation, au balisage et à la diffusion d’une production multimédia en contexte projet – depuis la saisie des premières informations jusqu’à la gestion finale du projet réalisé.

GPM est un système d’information en ligne dont l’objectif est d’optimiser le design de la production, d’intégrer au sein d’un seul outil des processus disparates, d’améliorer le contrôle et le visionnage du projet, de centraliser la documentation et de faciliter la collaboration. Après l’industrialisation de la production multimédia dans les années 2000, l’introduction de la flexibilité, du temps réel et du flux tendu permet de retrouver le contrôle de la production non standard.

Quels sont les besoins ?

• Partager en temps réel l’information sur la production des programmes entre tous les acteurs de la production.
• Modéliser le circuit de production de manière rigoureuse, en tenant compte des meilleures pratiques en contexte de projets artistiques complexes.
• Fournir une méthodologie simple, souple et modulaire pour décrire et documenter les projets de l’audiovisuel, jeux vidéo et projets de muséographie.
• Etre immédiatement opérationnel, en fondant l’outil sur un modèle opensource de base de données et une architecture qui permette de déployer un outil pour la durée du projet.

Audiovisuel	Muséographie	Multimédia
Série d’animation Film d’animation Film d’archives Publicité	Installations Bornes interactives Système d’information Audioguide	Jeu vidéo CD-Rom DVD vidéo Site internet

La GPM (Gestion de Projet Multimédia) est un outil paramétrable accessible à distance via Internet dont l’objectif est de simplifier, d’organiser et de fiabiliser :

• La qualité de la production,
• La communication et la collaboration entre les intervenants,
• La coordination de la production des documents multimédias et des modules logiciels,
• L’échange et la gestion des documents multimédias (juridique, technique, administrative),
• Le suivi administratif et financier des droits de propriété intellectuelle des documents,
• La nomenclature des documents multimédias,
• La gestion des acteurs (droits d’accès),
• Les processus de travail collaboratif (circuit d’approbation, industrialisation des process de fabrication des programmes).

Le contexte projet

Les projets traités sont courts (de 3 à 30 personnes pendant 1 à 3 ans), à faible durée de vie, soumis à des changements de technologies fréquents dans un contexte d’évolution permanente du logiciel et des techniques de fabrication.

La première génération d’application de gestion de projet ou de gestion de production a été construite dans une méconnaissance totale et une totale erreur d’appréciation des attentes et des pratiques des usagers.

La GPM est une panoplie d’outils opensource (licence GPL) qui tiennent compte de l’ergonomie et la simplicité d’utilisation pour ne pas pénaliser les utilisateurs. Il autorise la flexibilité et la créativité, en testant en permanence versions et solliciter régulièrement l’avis des utilisateurs avec des nouvelles fonctions.

Les acteurs

La difficulté dans la conduite du projet réside en grande partie dans la multiplicité des acteurs qu’il mobilise. En effet, dans un projet audiovisuel ou multimédia comme une installation, un film ou un jeu vidéo, l’expression du besoin et la satisfaction du besoin sont portés par des acteurs distincts.

De cette manière, il est nécessaire de s’assurer tout au long du projet, que le produit en cours de réalisation correspond clairement aux attentes du «client».

Les productions n’échouent pas d’un manque de compte-rendu, de diagrammes, de graphiques ou de rapports, ils échouent d’un manque de communication et de collaboration entre les acteurs du projet. Cette expression des besoins est d’autant plus difficile que le projet est novateur et artistique.

Mener un projet à bien signifie d’abord satisfaire les attentes du client – voire les dépasser. Pour cela, deux choses sont fondamentales : comprendre les attentes et évaluer les opportunités et les risques de les satisfaire. Il se trouve que ces deux éléments ne font pas partie intégrante de la conception de la majorité des offres d’outils de gestion de projet.

Le point commun de ces deux éléments est la communication. Pour comprendre les attentes du client, il faut dialoguer en permanence avec lui. Pour évaluer sa capacité à les satisfaire, il faut dialoguer en permanence au sein de l’équipe projet. C’est pourquoi les réunions et les listes de diffusion d’email sont souvent plus importantes dans la réussite du projet que le strict suivi de diagrammes de Gantt.

GPM est conçue pour aider le travail en collaboration des divers intervenants d’un projet audiovisuel ou multimédia. Il permet d’optimiser l’emploi des compétences de chacun.

Module de gestion de production

Le module de gestion de production, est une base de données audiovisuelle permettant :

1. la gestion des œuvres multimédias physiques (diapositives, ektas, films, bandes, etc…)
2. la gestion des documents numériques multimédia (version électronique des précédents, documents textes, modules logiciels, animations, …)
3. la gestion des dispositifs de diffusion (matériel, implantation,…)

Il s’agit d’une base de données « orientée projet ». Les acteurs du système sont uniquement les producteurs et les exploitant (ainsi que leurs prestataires), la base de données ne concerne pas le grand public. L’application a la vocation d’être hors d’usage après la réception des productions.

Le système de gestion de production permet de modéliser le processus de fabrication de ces éléments. Il rigidifie la méthode de fabrication des installations du projet jusqu’au « bon à diffuser », en évitant toute perte d’information.

Pendant toute la durée du projet, il permet :

• De préparer le travail de production pour chaque programme (écriture différentes version des synopsis, identification des documents multimédias rattachés, description du travail de production à faire…),
• De lier les enregistrements entre eux de manière relationnelle,
• De visualiser les documents multimédias,
• De mettre à jour toutes les informations nécessaire à leur fabrication,
• D’afficher les informations sur les fichiers numériques (taille, poids, durée, …),
• D’organiser et personnaliser un espace de travail.

Les formats de documents multimédias numériques manipulés par le système sont les suivants :

Image	JPEG, PNG, TIFF, GIF, PSD (Photoshop)
Vidéo	AVI, WMF, VOB, MOV
Son	AIFF, WAV, MP3
Programmes	SWF (Flash), DXR (Director), EXE (Windows)
Documents	DOC(Word), HTML, XML, PDF
3D	VIRTOOLS

Module de gestion des circuits d’approbation

Le module de gestion des circuits d’approbation des documents, et des scénarios permet de tenir compte de la hiérarchie de l’établissement public. Il permet le suivi très précis des différentes étapes, tout en dématerialisant les procès-verbaux de validation. Seul l’admission des prestation donne lieu au document administratif. Il permet à tout moment de connaitre l’historique et les principales étapes de la vie des programmes.
Le module contient :

• Un système de notification automatisé du circuit de validation par email.
• Gestion de l’historique et des versions des documents.
• Traçabilité complète de l’historique du projet.

Le système de gestion de production intègre un serveur de fichiers sécurisé de grande capacité, qui permet la conservation et l’archivage des documents numériques.

• Chaque document diffusé dans le système est verrouillé et ne peut plus être modifié (système de check-in/check-out)
• Classement automatique des documents dans des dossiers qui se mette à jour automatiquement (en upload)
• Possibilité de récupérer les documents multimédias en téléchargement (en download sécurisé)
• L’application réalise des sauvegardes incrémentales journalières et des sauvegardes intégrales hebdomadaires

Module d’administration

Gestion des profils : chaque utilisateur (ou groupe d’utilisateur) a des droits propre définis précisément en fonction de son profil.

• ADMINISTRATEUR
• MULTIMEDIA
• PRODUCTION
• ADMINSTRATIF
• PRESTATAIRE
• INVITE (lecture seule)

Le module d’administration offre une vision transversale sur la production et un reporting simplifié de l’état d’avancement du projet. Il permet l’édition de rapports afin d’imprimer des listes et des récapitulatifs des données. Possibilité de créer ses propres rapports.
Il mutualise l’administration de premier niveau des serveurs (encombrement, saturation, points critiques).

Résultats observés

L’outil mis en œuvre pendant quatre ans au sein du chantier multimédia du musée du quai Branly a permis de libérer la créativité et de décloisonner la gestion de projet dans tous les domaines déjà cités.

Au sens général, les projets multimédia sont des projets passionnants. La GPM est aussi un outil de communication intra et inter équipe: moins de ressources, meilleur usage des ressources, moins de gaspillage, réduction des équipes, sous-traitance massive, meilleur contrôle du résultat.
Il tient compte des meilleures pratiques et des contraintes inhérentes à la gestion de ces types de projet :

• il s’appuie sur des standards de conception et de développement rapide qui permettront de bénéficier et d’assimiler immédiatement des avancées technologiques.
• il est facile à déployer, intuitif, plaisant à manipuler, rapide dans l’exécution, sans contraintes technique, opérationnel en quelques minutes, ne contient pas de zone obscure.
• il ne tente pas de répondre à des besoins non existants, ni à remplir 99,999% des besoins du workflow de production. Il ne rigidifie pas la production comme un processus industriel en cycle mais la balise et la documente en continu, pour lui permettre d’évoluer.
• il permet d’obtenir une vision permanente de la production. Dans ces métiers comme dans d’autre, il est nécessaire de s’assurer tout au long de la production, que le produit en cours de réalisation correspond clairement aux attentes du « client » et de pouvoir bouleverser les contraintes.

7 août 2006